Penggunaan Teknologi Informasi dalam e-Business
implementasi dan jenis-jenis Sistem Informasi pada perusahaan
Rani Novita Sari (43116110247)
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Universitas Mercu Buana
FORUM ke 3
Sebuah sistem informasi manajemen, atau SIM, adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya. Gagasan sebuah sistem informasi yang demikian itu telah ada sebelum munculnya komputer. Namun komputer membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan.
Organisasi selalu membutuhkan sistem-sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi. Komputer telah menambahkan sebuah teknologi baru dan ampuh pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi berdasarkan komputer akan betul-betul berbeda dengan sistem-sistem yang diolah secara manual atau elektro-mekanis. Dan suatu organisasi yang sedang mengubah sistem informasi mereka dalam mengikuti teknologi ini, dalam penyesuaian/penerapannya sering kurang memahami sifat perubahan yang sedang diadakan (Davis, 2002).
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna. Informasi juga biasanya menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna. Pengguna SIM umumnya terdiri dari anggota organisasi-organisasi formal, seperti perusahaan dan sub unitnya. Informasi menyampaikan apa saja yang telah, sedang, dan akan terjadi di perusahaan serta sistem utamanya. Output informasi digunakan oleh orang dalam perusahaan yang membuat keputusan untuk memecahkan berbagai masalah organisasi.
Jika paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumberdaya (resources) dari departemen sistem teknologi informasi. Jika departemen STI tidak mempunya sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, pilihan biasanya jatuh pada outsourcing.
Pengembangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas perusahaan. Pengembangan sistem ini sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut harus dilihat disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang terdapat pada pihak pengembangan sistem informasi. Dibawah ini akan dipaparkan kelebihan dan kekurangan dari insourcing, outsourcing dan cosourcing.
1. Insourcing
Insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem untuk bagian-bagian lain dalam perusahaan.Pada umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan dan biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan selain itu memiliki Sistem informasi yang dibutuhkan dapat
segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
Kekurangan Menggunakan Insourcing:
Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari.
Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi.
Resiko Kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung perusahan sepenunya.
Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut sehingga bisa saja menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date.
Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan
programmerdalam mengembangan sistem informasi perusahaan.
2. Outsourcing
Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruhterhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh.
Strategi outsourcing didefinisikan sebagai pelayanan jasa yang dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa kepada perusahaan klien atau tindakan mendelegasikan sebagian atau keseluruhan dari teknologi perusahaan kepada pihak eksternal diluar perusahaan. Outsourcing adalah fenomena di mana sebuah organisasi (klien) menyerahkan pengambilan keputusan tentang infrastruktur IT pada organisasi eksternal.
Kekurangan Menggunakan Outsourcing:
Kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer
menjual data ke pesaing.
Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan.
Dapat terjadi peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
3. Cosourcing
Cosourcing dapat diartikan sebagai usaha untuk mempekerjakan (hiring) para ahli atau staff untuk kepentingan perusahaan. Namun dalam arti luas dapat diartikan sebagai hubungan kerja sama dalam jangka waktu lama (long-term relationship) dan jika diasosiasikan dengan nilai-nilai luhur maka dapat dikategorikan pada partnership dari pada penyedia (vending).
Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani sistem informasi manajemen tersebut secara baik (efektif dan efisien). Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing.
Kelemahan menggunakan cosourcing :
Perbedaan kepentingan antar organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor yang berdampak pada ganguan pelaksanaan sistem informasi.
Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
Waktu yang relatif lama dalam transfer teknologi dan pengetahuan dari pihak ketiga kepada pihak perusahaan.
Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
Perlu penyesuaian dari sisi budaya kerja dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan.
Kesimpulan
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Perusahaan dapat membandingkan kelebihan dan kelemahandari ketiga alternatif tersebut.Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya kebutuhan perusahaan, ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. Jika perusahaan memiliki tenaga kerja yang kompeten dalam bidang sistem informasi, insourcing dapat menjadi pilihan karena dapat menumbuhkan rasa kepemilikan terhadap perusahaan sehingga karyawan dapat memberikan yang terbaik untuk perusahaan. Namun jika tidak memiliki tenaga kerja yang memadai di bidang sistem informasi, perusahaan dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing ataupun outsourcing.
QUIZ
1. Sistem Informasi Manajemen
Jenis sistem informasi pertama adalah sistem informasi manajeman. Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. Kalangan manjerial merupakan setiap individu yang memiliki posisi di dalam sebuah organisasi dan lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan manajemen pada suatu divisi atau bagian di dalam organisasi dan juga perusahaan.
Level manajerial biasanya ditandari dengan jabatan manajer, pimpinan, ataupun ketua pelaksana. Dengan fungsinya sebagai individu yang dapat mengatur dan memanage bawahan dan anak buah, maka sistem informasi manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management dalam hal:
• Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah
• Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah
• Menerima laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan
• Melaksanakan fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan dan juga anak buah
• Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah
• Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah
• Melakukan komunikasi antar level manajerial untuk kepentingna organisasi dan juga perusahaan.
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan
• Menganalisa suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi
• Meningkatkan efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan
• Menunjang fungsi operasional dari manajemen dalam melakukan tugasnya di sebuah perusahaan atau organisasi
Dengan adanya sistem informasi manajemen, maka hal ini akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya.
2. Sistem Informasi Eksekutif
Jenis sistem informasi yang kedua adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif.
Siapa saja yang termasuk di dalam level eksekutif? Adapun, mereka yang termasuk ke dalam level eksekutif dari sebuah perusahaan atau organisasi adalah mereka yang:
• Memiliki hak penuh atas organisasi ataupun perusahaan, bisa jadi pemegang tunggal perusahaan dan juga pemegang saham organiasasi atau perusahaan
• CEO atau pemimpin tertinggi dari sebuah perusahaan
• Dewan Komisaris perusahaan
• DIrektur Utama dari sebuah perusahaan atau kantor cabang
• Dewan Direksi
• Dan elemen eksekutif lainnya yang memilki kewenangan khusus terhadap suatu perusahaan ataupun organisasi.
Biasanya, sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:
• Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu
• Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif
• Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi
• Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut
• Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham
Mengapa sistem informasi eksekutif sangat penting?
Sistem informasi eksekutif sanga penting untuk diimplementasikan, karena dapat membantu memudahkan para level eksekutif untuk dapat memantau langsung perusahaan atau organisasi yang mereka bawahi. Selain itu, dengan adanya sistem informasi eksekutif yang baik, maka seluruh level ekskutif dapat membantu mensejahterakan dan juga mengembangkan perusahaan atau organisasi yang mereka miliki menjadi lebih baik lagi.
3. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Seperti kita ketahui, akuntansi merupakan proses yang dilakukan untuk melihat kondisi kesehatan keuangan dan finansial, serta bagaimana suatu sistem keuangan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dapat berjalan.
Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:
• Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan
• Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan
• Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan
• Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan
• Memperjelas informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan proses akuntansi
• Merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan
• Menyediakan proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan
Sistem informasi akuntasi sangat membantu para akuntan, terutama pada periode tutup buku di akhir tahun, karena dengan adanya sistem informasi akuntasi, semua transaksi selama setahun akan tersimpan ke dalam sistem, yang akan memudahkan akuntan dapat melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.
4. Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan terkadang merupakan salah satu implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri. Ada beberapa perusahaan yang melibatkan pihak manajemen dalam membantu proses pengaturan keuangan perusahaan, dan ada yang tidak. Sehingga hal ini tergantung dari budaya organisasi dari perusahaan tersebut.
Namun demikian, sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi.
Mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan?
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:
• Sistem informasi keuangan membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun
• Sistem informasi keungan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca keuangan suatu perusahaan
• Dengan adanya sistem informasi keuangan, para pegawai yang berada pada bagian keuangan bisa melakukan kroscek mengenai transaksi jual beli yang sudah prnah dilakukan oleh perusahaan tersebut.
• Membantu mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan
• Mempercepat proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi jual beli yang sudah pernah dilakukan
• Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan
• Melakukan monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman
• Memonitoring mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan
• Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan
Dengan adanya sistem informasi keuangan ini, maka stiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidaka akan terlewat, sehingga sangat memudahkan setiap bagian perusahaan yang sistem informasinya terintegrasi dengan sistem informasi keuangan untuk melakukan analisis.
5. Sistem Informasi Manufaktur
Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi.
Apa saja fungsi dari implementasi sistem informasi manufaktur?
• Pada dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:
• Mencatat total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan
• Mencatat barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control
• Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran
• Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara
• Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi
• Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses produksi
• Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung
• Membantu bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya
• Membantu analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut
• Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi
SIstem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implementasinya, banyak fungsi dari sistem informasi manufaktur ini sangat sangat penting bagi SDM dan juga keuangan.
6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:
• Data diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan
• Total gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh karyawan
• Jabatan dan masa kerja dari karyawan
Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat, terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:
• Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan
• Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan
• Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan
• Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut
• Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.
7. Sistem Informasi Pemasaran
Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:
• Jumlah produk yang sudah terjual
• Produk yang laris dan banyak dipesan
• Produk yang jarang diminati oleh pasar
• Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk
• Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan
Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:
• Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)
• Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut
Itulah beberapa contoh dari jenis sistem informasi yang banyak digunakan saat ini. Di dalam perusahaan, keseluruhan dari jenis sistem informasi tersebut dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh, yaitu sistem informasi perusahaan, dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA :
1. http://atika45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/
2. http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/jenis-jenis-sistem-informasi
implementasi dan jenis-jenis Sistem Informasi pada perusahaan
Rani Novita Sari (43116110247)
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Universitas Mercu Buana
FORUM ke 3
Sebuah sistem informasi manajemen, atau SIM, adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya. Gagasan sebuah sistem informasi yang demikian itu telah ada sebelum munculnya komputer. Namun komputer membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan.
Organisasi selalu membutuhkan sistem-sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi. Komputer telah menambahkan sebuah teknologi baru dan ampuh pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi berdasarkan komputer akan betul-betul berbeda dengan sistem-sistem yang diolah secara manual atau elektro-mekanis. Dan suatu organisasi yang sedang mengubah sistem informasi mereka dalam mengikuti teknologi ini, dalam penyesuaian/penerapannya sering kurang memahami sifat perubahan yang sedang diadakan (Davis, 2002).
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna. Informasi juga biasanya menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna. Pengguna SIM umumnya terdiri dari anggota organisasi-organisasi formal, seperti perusahaan dan sub unitnya. Informasi menyampaikan apa saja yang telah, sedang, dan akan terjadi di perusahaan serta sistem utamanya. Output informasi digunakan oleh orang dalam perusahaan yang membuat keputusan untuk memecahkan berbagai masalah organisasi.
Jika paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumberdaya (resources) dari departemen sistem teknologi informasi. Jika departemen STI tidak mempunya sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, pilihan biasanya jatuh pada outsourcing.
Pengembangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas perusahaan. Pengembangan sistem ini sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut harus dilihat disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang terdapat pada pihak pengembangan sistem informasi. Dibawah ini akan dipaparkan kelebihan dan kekurangan dari insourcing, outsourcing dan cosourcing.
1. Insourcing
Insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem untuk bagian-bagian lain dalam perusahaan.Pada umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan dan biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan selain itu memiliki Sistem informasi yang dibutuhkan dapat
segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
Kekurangan Menggunakan Insourcing:
Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari.
Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi.
Resiko Kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung perusahan sepenunya.
Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut sehingga bisa saja menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date.
Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan
programmerdalam mengembangan sistem informasi perusahaan.
2. Outsourcing
Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruhterhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh.
Strategi outsourcing didefinisikan sebagai pelayanan jasa yang dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa kepada perusahaan klien atau tindakan mendelegasikan sebagian atau keseluruhan dari teknologi perusahaan kepada pihak eksternal diluar perusahaan. Outsourcing adalah fenomena di mana sebuah organisasi (klien) menyerahkan pengambilan keputusan tentang infrastruktur IT pada organisasi eksternal.
Kekurangan Menggunakan Outsourcing:
Kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer
menjual data ke pesaing.
Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan.
Dapat terjadi peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
3. Cosourcing
Cosourcing dapat diartikan sebagai usaha untuk mempekerjakan (hiring) para ahli atau staff untuk kepentingan perusahaan. Namun dalam arti luas dapat diartikan sebagai hubungan kerja sama dalam jangka waktu lama (long-term relationship) dan jika diasosiasikan dengan nilai-nilai luhur maka dapat dikategorikan pada partnership dari pada penyedia (vending).
Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani sistem informasi manajemen tersebut secara baik (efektif dan efisien). Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing.
Kelemahan menggunakan cosourcing :
Perbedaan kepentingan antar organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor yang berdampak pada ganguan pelaksanaan sistem informasi.
Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
Waktu yang relatif lama dalam transfer teknologi dan pengetahuan dari pihak ketiga kepada pihak perusahaan.
Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
Perlu penyesuaian dari sisi budaya kerja dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan.
Kesimpulan
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Perusahaan dapat membandingkan kelebihan dan kelemahandari ketiga alternatif tersebut.Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya kebutuhan perusahaan, ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. Jika perusahaan memiliki tenaga kerja yang kompeten dalam bidang sistem informasi, insourcing dapat menjadi pilihan karena dapat menumbuhkan rasa kepemilikan terhadap perusahaan sehingga karyawan dapat memberikan yang terbaik untuk perusahaan. Namun jika tidak memiliki tenaga kerja yang memadai di bidang sistem informasi, perusahaan dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing ataupun outsourcing.
QUIZ
1. Sistem Informasi Manajemen
Jenis sistem informasi pertama adalah sistem informasi manajeman. Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. Kalangan manjerial merupakan setiap individu yang memiliki posisi di dalam sebuah organisasi dan lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan manajemen pada suatu divisi atau bagian di dalam organisasi dan juga perusahaan.
Level manajerial biasanya ditandari dengan jabatan manajer, pimpinan, ataupun ketua pelaksana. Dengan fungsinya sebagai individu yang dapat mengatur dan memanage bawahan dan anak buah, maka sistem informasi manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management dalam hal:
• Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah
• Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah
• Menerima laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan
• Melaksanakan fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan dan juga anak buah
• Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah
• Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah
• Melakukan komunikasi antar level manajerial untuk kepentingna organisasi dan juga perusahaan.
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan
• Menganalisa suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi
• Meningkatkan efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan
• Menunjang fungsi operasional dari manajemen dalam melakukan tugasnya di sebuah perusahaan atau organisasi
Dengan adanya sistem informasi manajemen, maka hal ini akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya.
2. Sistem Informasi Eksekutif
Jenis sistem informasi yang kedua adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif.
Siapa saja yang termasuk di dalam level eksekutif? Adapun, mereka yang termasuk ke dalam level eksekutif dari sebuah perusahaan atau organisasi adalah mereka yang:
• Memiliki hak penuh atas organisasi ataupun perusahaan, bisa jadi pemegang tunggal perusahaan dan juga pemegang saham organiasasi atau perusahaan
• CEO atau pemimpin tertinggi dari sebuah perusahaan
• Dewan Komisaris perusahaan
• DIrektur Utama dari sebuah perusahaan atau kantor cabang
• Dewan Direksi
• Dan elemen eksekutif lainnya yang memilki kewenangan khusus terhadap suatu perusahaan ataupun organisasi.
Biasanya, sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:
• Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu
• Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif
• Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi
• Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut
• Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham
Mengapa sistem informasi eksekutif sangat penting?
Sistem informasi eksekutif sanga penting untuk diimplementasikan, karena dapat membantu memudahkan para level eksekutif untuk dapat memantau langsung perusahaan atau organisasi yang mereka bawahi. Selain itu, dengan adanya sistem informasi eksekutif yang baik, maka seluruh level ekskutif dapat membantu mensejahterakan dan juga mengembangkan perusahaan atau organisasi yang mereka miliki menjadi lebih baik lagi.
3. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Seperti kita ketahui, akuntansi merupakan proses yang dilakukan untuk melihat kondisi kesehatan keuangan dan finansial, serta bagaimana suatu sistem keuangan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dapat berjalan.
Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:
• Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan
• Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan
• Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan
• Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan
• Memperjelas informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan proses akuntansi
• Merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan
• Menyediakan proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan
Sistem informasi akuntasi sangat membantu para akuntan, terutama pada periode tutup buku di akhir tahun, karena dengan adanya sistem informasi akuntasi, semua transaksi selama setahun akan tersimpan ke dalam sistem, yang akan memudahkan akuntan dapat melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.
4. Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan terkadang merupakan salah satu implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri. Ada beberapa perusahaan yang melibatkan pihak manajemen dalam membantu proses pengaturan keuangan perusahaan, dan ada yang tidak. Sehingga hal ini tergantung dari budaya organisasi dari perusahaan tersebut.
Namun demikian, sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi.
Mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan?
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:
• Sistem informasi keuangan membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun
• Sistem informasi keungan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca keuangan suatu perusahaan
• Dengan adanya sistem informasi keuangan, para pegawai yang berada pada bagian keuangan bisa melakukan kroscek mengenai transaksi jual beli yang sudah prnah dilakukan oleh perusahaan tersebut.
• Membantu mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan
• Mempercepat proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi jual beli yang sudah pernah dilakukan
• Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan
• Melakukan monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman
• Memonitoring mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan
• Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan
Dengan adanya sistem informasi keuangan ini, maka stiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidaka akan terlewat, sehingga sangat memudahkan setiap bagian perusahaan yang sistem informasinya terintegrasi dengan sistem informasi keuangan untuk melakukan analisis.
5. Sistem Informasi Manufaktur
Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi.
Apa saja fungsi dari implementasi sistem informasi manufaktur?
• Pada dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:
• Mencatat total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan
• Mencatat barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control
• Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran
• Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara
• Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi
• Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses produksi
• Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung
• Membantu bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya
• Membantu analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut
• Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi
SIstem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implementasinya, banyak fungsi dari sistem informasi manufaktur ini sangat sangat penting bagi SDM dan juga keuangan.
6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:
• Data diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan
• Total gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh karyawan
• Jabatan dan masa kerja dari karyawan
Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat, terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:
• Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan
• Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan
• Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan
• Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut
• Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.
7. Sistem Informasi Pemasaran
Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:
• Jumlah produk yang sudah terjual
• Produk yang laris dan banyak dipesan
• Produk yang jarang diminati oleh pasar
• Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk
• Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan
Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:
• Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)
• Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut
Itulah beberapa contoh dari jenis sistem informasi yang banyak digunakan saat ini. Di dalam perusahaan, keseluruhan dari jenis sistem informasi tersebut dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh, yaitu sistem informasi perusahaan, dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA :
1. http://atika45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/
2. http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/jenis-jenis-sistem-informasi
Komentar
Posting Komentar